|

Reuniões corporativas são sempre um paradoxo na vida de qualquer trabalhador: a gente sabe que elas poderiam ser extremamente positivas, mas no final, a maioria se torna longa, cansativa e improdutiva. Aliás, você sabia que os profissionais perdem cerca de 31 horas por mês em reuniões improdutivas? E como tempo é dinheiro, tente calcular o gasto gerado com todas essas horas desperdiçadas, multiplicado pela quantidade de profissionais envolvidos. 

Pois é, se os números te assustam, saiba que contornar essa situação é completamente possível. Basta seguir as dicas abaixo:

1. Tenha um propósito claro

Por mais que muita gente pense que o propósito de uma reunião está sempre claro, acredite, às vezes ele não está. Ter um propósito bem definido – e comunicá-lo aos participantes – ajudará a entender os objetivos da reunião e, por consequência, permitirá que todos os envolvidos saibam o que esperar dela no final. Assim, a equipe não perde o foco e consegue evitar as dispersões.

2. Faça um escopo da reunião

Outra dica útil para realizar reuniões produtivas é sempre definir um escopo e enviá-lo aos participantes com antecedência. Ele ajuda os participantes a se prepararem para discutir os temas que serão abordados e evita que novos assuntos, não condizentes com o objetivo do encontro, sejam levantados aleatoriamente. Além disso, especialistas sugerem encerrar a reunião assim que todos os pontos do escopo sejam discutidos, mesmo que seja mais cedo do que o horário planejado.

3. Defina prazos rigorosos

O tempo é um bem valioso para qualquer empresa, por isso, se você não restringir os limites de tempo para as reuniões, provavelmente estará perdendo muito.

Mas, como definir o prazo ideal de uma reunião?

Bom, isso vai depender da quantidade de tópicos presentes no escopo. Separe um tempo para cada tópico (baseado na complexidade do assunto) e não se esqueça que deve haver, também, um tempo designado para o debate, para que todos possam dar sua contribuição e você possa obter várias perspectivas sobre o assunto. 

4. Selecione os participantes

Outra dica extremamente útil para realizar reuniões produtivas é escolher atentamente quem serão os participantes e qual papel você espera que cada um desempenhe.

Desta forma, você evitará a convocação de membros desnecessários da equipe, reduzindo o caos.

Tenha em mente, também, que quanto menos pessoas estiverem presentes, mais fácil será de chegar a conclusões. 

Identificando e limitando o número de participantes, você garante que a estrutura de sua reunião permaneça estável, sem grandes alterações, e o resultado desejado é alcançado dentro do prazo estipulado.

5. Acompanhe os resultados

O trabalho real começa mesmo quando a reunião termina. Por isso, é fundamental ver se todos estão no caminho certo e se as tarefas estão sendo realizadas de acordo com o plano. Se muitos setores estiverem envolvidos, talvez seja até necessária uma outra reunião, de tempos em tempos, para que cada setor apresente o seu feedback do andamento do projeto. Essas reuniões de acompanhamento são uma excelente maneira para os funcionários comunicarem quaisquer obstáculos que possam estar ocorrendo no caminho da conclusão da tarefa. Também já existem algumas ferramentas online que permitem lançar as etapas de um projeto e verificar o andamento delas em tempo real. Alguns exemplos são o Trello, o Asana e o BaseCamp, entre outros. 

Seguindo essas dicas, você poderá conduzir reuniões produtivas e construir na sua empresa uma cultura em que os funcionários não fujam delas, mas as reconheçam como uma fonte valiosa de troca de informações.

Surpreenda seu cliente - A ORAGO & Co. possuí sala particular de brainstorming ou para impressionar um cliente, nós cuidamos de tudo!

Similar Posts

Deixe um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *